Política de Protección de Datos Personales

Alcance

Esta Política de Protección de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de DIVIT-IT S.A.S. (de aquí en adelante la “Compañía”) y/o sus agentes o sucursales, y los cuales han sido recopilados de manera directa a través de la suscripción de documentos, formularios y/o contratos o convenios físicos o virtuales, o a través de la visita del portal web https://www.divit-it.com/ (en adelante, el Portal Web). El propósito de esta Política es: (i) darles a conocer a los Titulares el alcance y la finalidad del Tratamiento al cual serán sometidos los Datos Personales, en caso de que el Titular otorgue su Autorización expresa, previa e informada; y (ii) poner en conocimiento de los Titulares de los Datos Personales los derechos que les asisten y los procedimientos diseñados por la Compañía para hacer efectivos esos derechos.

Identificación del responsable del tratamiento de datos personales

DIVIT-IT S.A.S, sociedad colombiana, domiciliada en la Carrera 72A No 66A-67 Piso 2 de la ciudad de Bogotá D.C, Colombia, con correo electrónico prote cciondatos@divit-it.com y teléfono: +57 (601) 248-9503.

Definiciones

Autorización: Es el consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Base de Datos: Es el conjunto organizado, ya sea físico o electrónico, de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato Personal: Es cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Los Datos Personales pueden ser públicos, semi-privados o sensibles.
Dato Público: Es el Dato que no sea Personal, Semiprivado, Privado o Sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Dato Semi-privado: Es el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios.
Datos Sensibles: Son los Datos Personales que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Encargado del Tratamiento: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. El Encargado del Tratamiento debe ser independiente natural y jurídicamente del Responsable del Tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular: Es la persona natural a quien se refiere la información que reposa en una Base de Datos, y quien es el sujeto del derecho de hábeas data.
Transferencia: Es la actividad de Tratamiento de Datos Personales mediante la cual se comunican los mismos, dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando tenga por finalidad la realización de cualquier Tratamiento por parte de un tercero, que a su vez es Responsable del Tratamiento.
Transmisión: Es la actividad de Tratamiento de Datos Personales, por parte del Responsable del Tratamiento, que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
Tratamiento: Es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Principios rectores aplicables a los datos personales

En todo el Tratamiento de Datos Personales realizado por la Compañía, los Encargados y/o terceros a quienes se les transfiera los Datos Personales deberán dar estricto cumplimiento a los principios y reglas establecidas en Ley y en esta Política, con el fin de garantizar el derecho fundamental al habeas data de los Titulares y dar cumplimiento a las obligaciones establecidas por la Ley. Estos principios son:

Acceso: La Compañía, salvo Autorización expresa del Titular, no podrá hacer disponibles Datos Personales para su acceso a través de Internet u otros medios de comunicación masiva, a menos que se establezcan medidas técnicas y de seguridad que permitan controlar el acceso y restringirlo solo a las personas Autorizadas.
Autorización previa: Todo Tratamiento de Datos Personales únicamente se llevará cabo una vez se haya obtenido la Autorización previa, expresa e informada del Titular, salvo que la Ley establezca una excepción a esta regla.
Calidad del Dato: Los Datos Personales objeto de Tratamiento por parte de la Compañía deben ser veraces, completos, exactos, actualizados, comprobables y comprensibles. Cuando la Compañía se percate de que tiene Datos Personales parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error, la Compañía se abstendrán de Tratarlos y solicitarán al Titular la corrección de dichos Datos.
Confidencialidad: La Compañía debe realizar el Tratamiento disponiendo de todas las medidas necesarias para mantener la confidencialidad de los Datos Personales y evitar que éste sea consultado, modificado o usado por personas no Autorizadas o por personas Autorizadas y no Autorizadas de manera fraudulenta. De igual forma, todo Dato Personal debe tratarse como confidencial, aun cuando la relación contractual o el vínculo entre el Titular del Dato Personal y la Compañía haya terminado.
Finalidad: Todas las actividades y operaciones de Tratamiento de Datos Personales realizadas por la Compañía deben obedecer y corresponder a las finalidades establecidas en esta Política o en la Autorización otorgada por el Titular de los Datos Personales. La Compañía deberá informar al Titular de los Datos Personales la finalidad del Tratamiento al momento de obtener su Autorización.
Legalidad: La Compañía deberá realizar el Tratamiento de Datos Personales de acuerdo con lo establecido por la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 (“Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Comercio”), y demás normatividad que las complementen, modifiquen o deroguen.
Necesidad y Temporalidad: La Datos Personales sólo pueden ser Tratados por la Compañía durante el tiempo y en la medida que el propósito de su Tratamiento lo justifique.
Transparencia: La Compañía garantiza a los Titulares de Datos Personales, el derecho de acceso y conocimiento de la información de carácter personal que esté siendo Tratada.

Datos personales recopilados y sujetos a tratamiento

Datos de la base de datos de clientes: La Compañía recopilará y hará tratamiento, entre otros, de los siguientes datos: nombre y apellidos, número de identificación, número de identificación tributaria,fecha de nacimiento, edad, dirección de correspondencia, teléfono de contacto, correo electrónico, necesidades e intereses, nombre, identificación y teléfono de sus representantes, antecedentes comerciales, necesidades, intereses y preferencias, patrones de visitas al sitio web, patrones de uso de servicios, fotografías o imágenes del rostro y corporales, fechas y horas de acceso a las instalaciones de la Compañía así como la voz, en los casos en que se comuniquen con el call center de la Compañía.
Datos de la base de datos de proveedores, distribuidores, aliados comerciales y acreedores: La Compañía recopilará y hará tratamiento, entre otros, de los siguientes datos de sus proveedores, distribuidores, aliados comerciales y acreedores: nombre y apellidos, razón social, número de identificación, número de identificación tributaria, dirección de correspondencia, teléfono de contacto, correo electrónico, antecedentes comerciales, judiciales y relaciones comerciales con otras compañías, personas o con entidades públicas, lugar de trabajo, huellas dactilares, fotografía o imágenes del rostro y corporales, firma, fechas y horas de acceso a las instalaciones de la Compañía, así como la voz, en los casos en que se comuniquen con el call center de la Compañía.
Datos de la base de datos de accionistas: La Compañía recopilará y hará tratamiento, entre otros, de los siguientes datos de los accionistas: nombre y apellidos, número de identificación, NIT, fecha de nacimiento, edad, dirección de correspondencia, teléfono de contacto, correo electrónico, información tributaria y financiera, fechas y horas de acceso a las instalaciones de la Compañía.
Datos de la base de datos de visitantes: La Compañía recopilará y hará tratamiento, entre otros, de los siguientes datos de visitantes de nuestro Portal Web y de nuestras sedes físicas: Nombre y apellidos, teléfono y correo elecrónico (en algunos casos),Fotografía y/o imágenes del rostro y corporales, caligrafía, firma, necesidades e intereses, fechas y horas de acceso a las instalaciones de la Compañía, historial (log) de acceso al Portal Web, o patrones de acceso a sitios y servicios de internet realizados desde la infraestructura de redes dispuestos por la Compañía, así como tipo de sangre y Compañía prestadora de servicio de salud, cuando la ley así lo exigiere.
Datos de la base de datos de recursos humanos (empleados, colaboradores, contratistas y aspirantes): La Compañía recopilará y hará tratamiento, entre otros, de los siguientes datos de empleados, colaboradores, contratistas y aspirantes: Nombre y apellidos, nacionalidad, estado civil, número de identificación, libreta militar, tarjeta profesional, hoja de vida o curriculum, huella dactilar, caligrafía, fecha y lugar de nacimiento, estado civil, dirección de correspondencia, teléfono de contacto, correo electrónico, historial laboral, clínico o de salud, académico y patrimonial, IP, cookies, historial (log) de acceso, o patrones e acceso a sitios y servicios internet realizados desde la infraestructura de redes dispuestos por la Compañía; referencias, antecedentes comerciales o información financiera, antecedentes judiciales, disciplinarios y familiares con otras compañías o con entidades públicas, fotografías recientes, imágenes en cámaras de vigilancia; historia clínica ocupacional; nombre, número de identificación, teléfono, sexo, fecha y lugar de nacimiento, lugar de trabajo cargo o profesión del cónyuge o compañero permanente de empleados y contratistas y de sus parientes hasta el cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad y/o primero civil, y cualquier otro dato que fuere necesario para lograr las finalidades descritas en la presente política.
Datos sensibles: De acuerdo con la ley 1581 de 2012, son considerados datos de carácter sensible los siguientes: Origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, datos de menores de edad, datos relacionados con el estado de salud, la vida sexual y los datos biométricos. Teniendo en cuenta las características de la Compañía, las actividades que desarrolla, y las finalidades descritas en la presente Política, nuestra compañía requiere realizar tratamiento de algunos datos sensibles, en la forma y condiciones que se indican a continuación. La Compañía solo recopilará y/o tratará datos considerados como Datos Sensibles en los casos permitidos por la ley. Para tales eventos, se informa a los Titulares que no están obligados a suministrar los referidos datos o a autorizar su tratamiento.
- Información sensible relacionada con el estado de salud. La Compañía recopilará y hará tratamiento de los datos de salud de sus empleados y contratistas, y ocasionalmente y en casos extraordinarios, de sus visitantes. Estos datos son de carácter sensible, por lo cual, de conformidad con lo dispuesto en las normas vigentes, se informa a los Titulares que no están obligados a suministrar los referidos datos o a autorizar su tratamiento. Una vez suministrados dichos datos y otorgado el correspondiente consentimiento, dichos datos serán recopilados y tratados únicamente para preservar y garantizar el bienestar de los titulares.
- Datos biométricos e imagen: La Compañía recopilará datos biométricos y de imagen de sus visitantes, empleados, y en algunos casos de sus clientes y proveedores. Estos datos son de carácter sensible, y por ello los Titulares no están obligados a suministrarlos. La Compañía garantizará que el tratamiento de estos datos se hará conforme a la ley y bajo estrictas medidas de seguridad.
- Datos relacionados con menores de edad. La Compañía solamente usará, almacenará y realizará tratamiento de datos personales de menores de edad que sean visitantes y de los empleados o contratistas de la Compañía. La finalidad de dicho tratamiento será únicamente la de garantizar la seguridad y bienestar de los menores de edad. Para tales efectos, la Compañía tendrá en cuenta el respeto y prevalencia de los derechos de los menores, su interés superior y sus derechos fundamentales.

Tratamiento y finalidad

La Compañía, como Responsable del Tratamiento de Datos Personales, informa que recolectará, utilizará, analizará, almacenará, transmitirá y realizará diversas operaciones sobre los Datos Personales de los Titulares (en adelante, “Uso y Tratamiento de los Datos”), correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, trabajadores y familiares de estos, accionistas, consumidores, clientes, visitantes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores.

Los Datos Personales Tratados por la Compañía se someterán únicamente a las finalidades que se señalan a continuación. Así mismo, los Encargados o terceros que tengan acceso a los Datos Personales por virtud de Ley o contrato, deberán mantener el Tratamiento dentro de las siguientes finalidades:

Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de la compañía en lo que tiene que ver con el cumplimiento del objeto del contrato celebrado con el Titular de la información.
Realizar invitaciones a eventos y ofrecer nuevos productos y servicios.
Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos).
Efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios ofrecidos por la compañía.
Efectuar o implementar la adquisición u oferta de productos o servicios por parte de la Compañía, y para mejorar, promocionar y desarrollar nuevos servicios o productos.
Almacenar, grabar, auditar, estudiar y analizar los datos para diseñar estrategias comerciales y aumentar y/o mejorar los Productos y Servicios que ofrece la Compañía.
Combinar los datos personales de los clientes con la información que se obtenga de otros aliados o compañías o enviarla a los mismos para implementar estrategias comerciales conjuntas y llevar a cabo análisis de mercadeo y prospección comercial, siempre y cuando se tenga autorización expresa y firmada del titular en donde autorice compartir estos datos con dichos aliados.
Contactar al Titular a través de medios electrónicos – SMS o chat para el envío de noticias relacionadas con campañas de fidelización o mejora de servicio.
Uso y tratamiento de los datos para el fortalecimiento de las relaciones con sus clientes, mediante el envío de información relevante, la toma de pedidos y la atención de Peticiones, Quejas y Reclamos (PQR’s).
Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por la compañía con el titular de la Información, con relación al pago de salarios, pago de prestación de servicios, prestaciones sociales y demás retribuciones consagradas en el contrato de trabajo o según lo disponga la ley.
Suministrar la información y datos personales a aliados estratégicos para que estos contacten a los clientes de la Compañía para ofrecerles bienes y servicios de su interés, recibir ofertas de los titulares, invitar a la participación en programas, proyectos eventos, socializar políticas, proyectos, programas, resultados y cambios organizacionales, siempre y cuando la Compañía identifique que esta información pueda ser de interés para los clientes. En todo caso, los Titulares podrán revocar esta autorización en cualquier momento, mediante los canales previstos.
Transferir y suministrar la información y datos personales a las sociedades subsidiarias, filiales o afiliadas a la Compañía (bajo cualquier modalidad contractual o jurídica, tales como contrato de franquicia, sociedad estratégica y/o contratos de colaboración, para que dichos terceros asuman la posición de Responsables del Tratamiento, lo cual puede hacerse para finalidades específicas o restringidas, que estén acordes con la ley, las presentes políticas y las buenas prácticas comerciales. En todo caso, los Titulares podrán revocar esta autorización en cualquier momento, mediante los canales previstos, salvo que, por mandato legal, la Compañía deba realizar esta operación.
Transferir y suministrar la información y datos personales de los Titulares a terceros nacionales y/o internacionales, en aquellos casos en que la Compañía participe en procesos de fusión, integración, liquidación y/o enajenación de activos, así como en casos de sustitución patronal o cesión de la calidad de empleador, para que en dichos casos, el tercero que deba recibir la información asuma la posición de Responsable del Tratamiento, lo cual puede hacerse para las finalidades indicadas en la presente política y en la ley.
- Nota: Si la transferencia se realiza fuera del país, los datos personales serán tratados bajo la reglamentación del país donde está alojada la información.

Transferir y suministrar, a cualquier título, la información y datos personales así como aliados comerciales o a otras sociedades o personas nacionales y/o internacionales que la Compañía designe, para que dichos terceros asuman la posición de Responsables, lo cual puede hacerse para finalidades específicas o restringidas, que estén acordes con la ley, la presente política y las buenas prácticas comerciales. En todo caso, los Titulares podrán revocar esta autorización en cualquier momento, mediante los canales previstos, salvo que, por mandato legal, la Compañía deba realizar esta operación.
Cualquier otra finalidad relacionada con el desarrollo del contrato o la relación comercial existente entre el Titular y la compañía. De acuerdo con las finalidades enunciadas, los datos personales podrán ser puestos a disposición del personal encargado de labor correspondiente dentro de la compañía, sin excluirse la posibilidad de ser transferidos dentro y fuera del país a encargados, consultores, asesores, personas y oficinas externas según sea necesario para cumplir con las finalidades citadas.

1. En relación con la base de datos de clientes de la compañía:

Esta base de datos es generada por la empresa y/o aliados estratégicos en calidad de persona jurídica para la gestión de mercadeo y gestión de servicios específicos dirigidos a los clientes

2. En relación con la base de datos de aspirantes, trabajadores y/o contratistas de la compañía:

El tratamiento de los datos lo realiza la empresa en calidad de persona jurídica, para la vinculación, desempeño de funciones o prestación de servicios, capacitación, retiro o terminación, dependiendo del tipo de relación jurídica entablada con la compañía.

3. En relación con la base de datos de proveedores, distribuidores y acreedores:

Esta base de datos corresponde a la información relacionada con los proveedores distribuidores y acreedores de la empresa en calidad de persona jurídica.

Derechos del titular de los datos personales

De acuerdo con la Ley, los Titulares de los Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de la Compañía, tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento:

Solicitar acceso y acceder en forma gratuita, fácil y sencilla a los Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento por parte de la Compañía y/o por el Encargado del Tratamiento.
Presentar solicitudes ante la Compañía y/o el Encargado del Tratamiento respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales, y a que éstas le entreguen tal información.
Solicitar prueba de la Autorización otorgada a la Compañía para el Tratamiento de sus Datos Personales, salvo que la Ley indique que dicha Autorización no es necesaria.
Revocar su Autorización y/o solicitar la supresión de sus Datos Personales de las bases de datos de la Compañía, cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado mediante acto administrativo ejecutoriado que la Compañía o el Encargado del Tratamiento incurrieron en conductas contrarias a Ley o cuando no exista una obligación legal, reglamentaria o contractual de mantener los Datos Personales en la Base de Datos de la Compañía.
En caso de que la Compañía no se encuentre en capacidad de realizar el tratamiento de Datos Personales y de la Información Privilegiada por sus propios medios, podrá transmitir los datos recopilados para que sean tratados por un tercero, por cuenta y riesgo y bajo la responsabilidad de la Compañía. En esto casos, dicho tercero será el encargado del tratamiento y deberá garantizar condiciones idóneas de confidencialidad y seguridad de la información transmitida. La Compañía tomará medidas como la suscripción de acuerdos de confidencialidad o similares que permitan la adecuada protección de los Datos Personales y de la Información Privilegiada
Actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a la Compañía y/o a los Encargados del Tratamiento de los mismos. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Conocer a la dependencia o persona facultada por la Compañía y/o por el Encargado del Tratamiento frente a la cual podrá presentar consultas y quejas.
Tener fácil acceso esta Política y a conocer las modificaciones a los términos de esta Política de manera previa a la implementación de las dichas modificaciones.
Acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio para presentar quejas por infracciones a la Ley, previa consulta o requerimiento a la Compañía.

Los Titulares podrán ejercer estos Derechos y realizar cualquier otro procedimiento establecido en esta Política, mediante la presentación de su cédula de ciudadanía o cualquier otro medio de identificación idóneo. Los menores de edad podrán ejercer sus derechos personalmente, o a través de sus padres o los adultos que detenten la patria potestad, quienes deberán demostrarlo mediante la documentación pertinente. Así mismo podrán ejercer los derechos del Titular los causahabientes que acrediten dicha calidad, el representante y/o apoderado del titular con la acreditación correspondiente y aquellos que han hecho una estipulación a favor de otro o para otro.

Área responsable de la implementación y observancia de esta política

La Compañía ha designado a la dirección de general de informática y en su nombre al área de Ciberseguridad como responsable desarrollar, implementar y garantizar la observancia de ésta Política. De igual forma, será responsable de la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos ante la cual el Titular de la información podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización. Esta área tramitará las consultas y reclamaciones en materia de Datos Personales de conformidad con la Ley y esta política.

Los datos de contacto del son:

Dirección electrónica: protecciondatos@divit-it.com

Disposiciones especiales para el tratamiento de datos personales de naturaleza sensible

El Titular tiene derecho a optar por no suministrar información sensible solicitada por la compañía relacionada, con datos sobre su origen racial o étnico, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, convicciones políticas, religiosas, de la vida sexual, datos biométricos o datos de salud.

Disposiciones especiales para el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes

El suministro de los datos personales de menores de edad solo se realizara con autorización de los padres de familia o representantes legales del menor.

Autorización del titular

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento se requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y posterior verificación.

Procedimiento para ejercer los derechos de los titulares

La Compañía dispone de mecanismos para que el Titular, sus causahabientes, sus representantes y/o apoderados, aquellos a quienes se ha estipulado a favor de otro o para otro, y/o los presentantes de menores de edad Titulares, formulen peticiones, consultas y reclamos, esto con el fin de que el titular de los datos puede ejercer sus derechos antes descritos.

Estos trámites podrán ser a través del correo electrónico: protecciondatos@divit-it.com

La petición debe ser clara y expresa especificando los datos de contacto físicos y electrónicos con la finalidad de responder la solicitud. Tras presentar la solicitud, la compañía contará con quince (15) días hábiles, desde el recibo de la petición, para atender la solicitud o tomar las medidas que el titular exija; Si la solicitud no contiene los datos de contacto suficientes, o no refleja de manera expresa los hechos que permitan a la compañía atender y dar trámite a la petición, se le comunicará tal situación al remitente dentro de los cinco (5) días siguientes al recibido de la solicitud.

Legislación aplicable

Esta Política se rigen por lo dispuesto en la legislación vigente sobre protección de los Datos Personales a los que se refiere el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas que las modifiquen, deroguen o sustituyan.